כל מי שצריך לארגן אירוע יודע שמדובר בעניין לא פשוט, יש הרבה דברים שצריך לדאוג להם כדי להיות בטוחים שכל האורחים ייהנו ושהחגיגה תהיה מושלמת. הרבה פעמים העומס והמתח פוגעים ביכולת שלנו ליהנות מהמאורע המשמח, זה שלכבודו אנו עורכים את האירוע, וחבל. אפשר לארגן אירוע בלי להקשות על עצמנו יותר מדי, בפסקאות הבאות תמצאו 5 טיפים שיעזרו לכם לארגן אירוע בלי לחץ מיותר.
סוף מעשה במחשבה תחילה
הפתגם העתיק נכון גם בכל הקשור לארגון אירועים. חשוב מאוד לא לקפוץ ישר לשלב ההכנות בלי להקדיש זמן לערוך תוכנית פעולה לברר מה רוצים, להחליט איך משיגים את זה וכד'. מומלץ לקחת את הזמן, לשבת עם כל מי שמעורב בהפקת האירוע ולהבין יחד מה יהיה אופי האירוע, אם נגיש מגשי אירוח חלבי, אם יהיו מנות בשריות, אם נזמין D.J, האם מישהו מתכוון להכין מצגת או מופע, מתי יאמרו ברכות, מה יכלול בר המשקאות, האם עדיפים מגשי אירוח או מלצרים שיגישו את המנות לאורחים וכד'. אחרי שיש תשובות לכל שאלה שניתן להעלות על הדעת לא קשה לארגן הכול בהתאם.
אל תעשו הכול לבד
יש מי שקל להם להאציל סמכויות ויש מי שקשה להם לסמוך על אחרים. בכל הקשור בהפקת אירוע מומלץ מאוד לחלק את העומס בין כמה אנשים תוך שמגדירים בדיוק מי אחראי על מה. אם עושים חלוקה כזו אחרי תכנון האירוע כל אחד מהאחראים יוצא לדרך עם הנחיות שיבטיחו את התוצאות הרצויות.
תהיו יעילים
לפעמים דווקא מסירת עניין הקייטרינג לחברה מקצועית היא הפתרון הנכון, פעמים אחרות אפשר לארגן גם את המזון בעצמנו. קבלו את ההחלטות היעילות, אלה שיאפשרו לכם לפנק את האורחים בלי להעמיס על עצמכם יותר מדי. מגשי אירוח הם פתרון מצוין שחוסך צורך בהגשה לשולחנות, קייטרינג חלבי כשר פותר את עניין הכשרות ומאפשר הגשת קינוחים מפנקים, זכרו שיש דברים שחייבים להתפשר עליהם וחפשו את הדרך הנכונה ביותר לעשות זאת.
בחרו בעלי מקצוע אמינים איתם יש לכם שפה משותפת
אם תבחרו נכון את בעלי המקצוע איתם תעבדו תגלו שהרבה מהמתח נמוג, תרגישו שאתם בידיים טובות, שמבינים מה אתם רוצים ומטפלים בעניינים כך שהכול יקרה לפי ההנחיות שלכם.
חשוב לזכור – אף אחד לא בוחן אתכם
רוב האירועים מצליחים, הסיבה לכך היא שהאורחים באים כדי לשמוח ולשמח ולא כדי לבדוק אם הצלחתם להפיק אירוע מושלם. במהלך ההכנות כמו גם באירוע עצמו זכרו שאתם לא עומדים למבחן, אין מקום לחששות כגון "מה יחשבו עלינו אם המנות לא יהיו מוצלחות או יוקרתיות מספיק", "מה יהיה אם הקינוחים לא יהיו מפנקים מספיק" (קייטרינג חלבי כשר מעניק יתרון בכל הקשור בקינוחים מפנקים). לכן, גם אם בחרתם מגשי אירוח ומסתבר שרוב האורחים היו מעדיפים שהאוכל יוגש אליהם לשולחן זה לא ממש חשוב, אם תסתכלו סביב תגלו שכולם נהנים ושבסופו של יום גם האירוע שלכם ייזכר לטובה.
