בעלי עסקים זקוקים למספר פונקציות משרדיות באופן קבוע. הפונקציות הללו הן חלק מהחיים של כל מי שעובד עם ניירת, מסמכים של העסק, קשרים עם לקוחות, ספקים ועוד. הפונקציות המשרדיות האלו הן הכרח בעבודה השוטפת וקריטיות לתפעול וניהול תקין של כל עסק.
מדובר כמובן, בפעולות הקשורות להדפסה, סריקה, צילום ושליחת פקסים. ישנו מכשיר אחד בשוק המשלב את כל אותן הפונקציות ונותן מענה משרדי מקיף. מכשיר זה הוא המדפסת המשולבת. מדפסת משולבת מכילה מספר תפקודים משרדיים במכשיר אחד. התפקודים העיקריים שלה הם כאמור – הדפסה, צילום מסמכים, סריקת מסמכים ושליחה וקבלה של פקסים.
יתרונות המדפסת המשולבת
אין צורך להסביר מדוע כל עסק צריך מדפסת. חיי העסק כוללים עבודה עם ניירת רבה ולכן אין משרד מתפקד וחי ללא יכולת הדפסה. גם צילום וסריקה של מסמכים שונים הן פעולות בסיסיות ביותר להן נדרש כל משרד.
בנוסף, למרות שאנחנו חיים בעידן התכתובת האלקטרונית והרשתות החברתיות, עדיין גופים רבים (בעיקר ציבוריים) עובדים עם מכשיר פקס ולכן יש צורך בו גם כיום. מכשיר הפקס משמש גם כערוץ שליחת מסמכים נוסף עבור לקוחות העסק.
אם בעבר היה צורך במכשירים שונים עבור כל אחד מהתפקידים הללו – מדפסת, מכונת צילום, סורק ומכשיר פקסימיליה – כיום מדפסות משולבות מכילות את כל מה שהמכשירים האלו מבצעים. בנוסף, ישנן מדפסות משולבות שאף כוללות דיסק קשיח שמאפשר אחסון מסמכים לשימוש חוזר ואף יכולות לשמש כשרת דואר אלקטרוני השולח מסמכים מהמכשיר היישר לתיבת האימייל.
מסיבות אלו ברור כי כאשר בעל העסק רוצה לצמצם עלויות ולפנות שטח משרדי שכיום מנוצל למספר מכשירים – עדיף להצטייד במדפסת משולבת. ראוי לציין כי גם התחזוקה של המכשיר פשוטה יותר מתחזוקה של שלושה או ארבעה מכשירים נפרדים.
ניתן למצוא מדפסות משולבות ברמות מחירים שונות. המחיר נקבע בהתאם ליצרן, לאיכות של המדפסת ולפונקציות הנוספות שקיימות או לא קיימות בה. במקרה של הדפסת טקסט בשחור לבן, לדוגמא, אין הרבה הבדל בין המדפסות השונות. אך כאשר מדובר בהדפסה צבעונית ובכמויות גדולות של מסמכים להדפסה או לסריקה – מדפסות משולבות באיכות שונה תתפקדנה אחרת. מדפסת משולבת איכותית היא מדפסת שמבצעת את כל הפעולות במהירות ובחדות, תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים של נוחות השימוש.
המלצות לבחירת מדפסת משולבת
ישנם סוגים רבים של מדפסות משולבות. המדפסת יכולה להדפיס בשחור לבן או בהדפסה צבעונית. שיטת ההדפסה יכולה להיות הזרקת דיו או מדפסת לייזר. גם איכות התפקודים השונים משתנה בהתאם לרמת המכשיר.
ישנן מדפסות משולבות המדפיסות בקצב מהיר יותר של דפים לדקה. משרדים בהם מודפסים מסמכים רבים מדי יום ירצו להצטייד במדפסת משולבת מהירה ביותר.
ישנו גם עניין של נוחות. כדאי לקנות מדפסת שיש לה יכולת להדפיס באופן דו צדדי ובעלת יכולת הזנה דו צדדית של דפים עבור הסורק שלה. כך, במקום להכניס כל דף בנפרד למכשיר על מנת לסרוק אותו – ניתן לשים קבוצת דפים גדולה במזין של הסורק. המדפסת המשולבת תדע לשלוף את הדפים בנפרד בעצמה, מתוך הערימה הקבוצתית שהוזנה אליה.
עוד דבר שחשוב לדעת לפני שבוחרים מדפסת משולבת לעסק הוא רמת הרזולוציה של הצילום, הסריקה וההדפסה. בעסקים בהם עובדים עם גרפיקה ותמונות, ולא רק עם טקסט – יהיה חשוב להצטייד במדפסת משולבת בעלת רזולוציה גבוהה ככל הניתן. .
המדפסת המשולבת חוללה מהפיכה בתחום המכשור המשרדי. לא כדאי להישאר מאחור ולהשתמש ביותר ממכשיר אחד לכל הצרכים המשרדיים כאשר ניתן לקבל חבילה אחת שלמה ונוחה.
